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掲載内容は2026年7月14日時点で確認した公式情報をもとに作成しています。
面接の文字起こしは、自分で行うほか、専門業者への外注やAI文字起こしツールを使う方法があります。面接件数が多く、記録を早く共有したい場合はAIツールが有力な選択肢ですが、出力内容の確認は欠かせません。
また、面接には候補者の個人情報や経歴に関する発言が含まれます。録音を始める前に利用目的を説明し、保存期間や閲覧できる人を決めておくことが重要です。
この記事では、採用担当者が面接の文字起こし方法を選び、録音から議事録の共有まで安全に運用するための判断材料を整理します。
面接の文字起こしを効率化する3つの方法
面接を文字起こしする方法は、大きく「自分で行う」「専門業者へ外注する」「AIツールを使う」の3つです。
| 方法 | 向いているケース | 主なメリット | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 自分で行う | 面接件数が少ない | 追加費用を抑えやすい | 作業時間がかかり、聞き間違いも起こり得る |
| 専門業者へ外注 | 整った文書が必要 | 人の手による確認を依頼できる | 費用・納期・機密情報の取り扱いを確認する必要がある |
| AIツールを使う | 件数が多く、素早く共有したい | 録音から文字化までを短縮しやすい | 誤変換、保存先、利用条件を確認する必要がある |
どれか1つが常に最適とは限りません。面接件数、求める納期、予算、記録の機密性を踏まえて選びましょう。
自分で録音を聞きながら文字起こしする
録音を再生し、担当者が手入力する方法です。面接件数が少なく、要点だけを記録できればよい場合は対応しやすいでしょう。
一方で、音声を何度も聞き直す必要があり、面接時間以上の作業時間がかかることがあります。担当者によって記録の詳しさや表現が変わりやすい点にも注意が必要です。
文字起こし業者へ外注する
録音データを専門業者へ渡し、文字起こしを依頼する方法です。逐語的な記録や、読みやすく整えた文書が必要な場合に検討できます。
依頼前には、料金や納期だけでなく、秘密保持、データの受け渡し方法、作業後のデータ削除なども確認しましょう。候補者の情報を社外へ渡すことになるため、社内ルールとの整合も必要です。
AI文字起こしツールを利用する
AI文字起こしツールを使うと、録音中または録音後に音声をテキスト化できます。オンライン面接との連携、話者の識別、要約、共有などに対応するサービスもありますが、利用できる機能はサービスやプランによって異なります。
人名、会社名、専門用語は誤変換される可能性があります。AIの出力を完成した議事録として扱わず、録音と照らし合わせて担当者が確認してください。
AIツールを使う場合は、面接形式に合うサービスを比較してみましょう。
面接を文字起こしするメリット
文字起こしの目的は、会話をすべて残すことだけではありません。面接官が対話に集中し、選考に必要な情報を適切に共有するための補助として活用できます。
面接官が候補者との対話に集中しやすくなる
面接中に詳細なメモを取り続けると、候補者の表情や話し方を十分に見られないことがあります。録音と文字起こしを補助的に使えば、面接官は会話や追加質問に集中しやすくなります。
ただし、記録が残るからと準備を省いてよいわけではありません。質問項目や評価基準は面接前に整理しておきましょう。
複数の担当者が面接内容を確認できる
文字起こしがあれば、面接に参加できなかった担当者も、候補者の発言を確認できます。引き継ぎや次回面接の準備にも利用できます。
共有時は必要な担当者だけが閲覧できる状態にし、URLを知っている人なら誰でも見られる設定は避けるなど、自社の情報管理ルールに従ってください。
評価理由を振り返りやすくなる
面接官の記憶や短いメモだけに頼らず、実際の発言を確認できることは、評価理由を整理する助けになります。
一方、文字だけでは声の調子や会話の文脈を完全に表せません。文字起こしは判断材料の一部とし、AIの要約だけで採用可否を決めないことが大切です。
面接の進め方を改善できる
過去の記録を振り返ると、質問が長すぎないか、候補者に十分話してもらえているか、必要な確認事項が抜けていないかを検討できます。面接官の研修や質問項目の改善にも役立ちます。
面接前に確認しておきたいこと
面接の録音には、候補者の氏名、職歴、応募理由などの情報が含まれます。ツールを選ぶ前に、録音の目的と社内での取り扱いを決めてください。
録音・文字起こしの目的を明確にする
「議事録の作成」「選考担当者間の共有」「面接品質の改善」など、利用目的を明確にします。目的が曖昧なまま記録を蓄積すると、不要なデータが残り続ける原因になります。
利用する範囲も決めておきましょう。たとえば、全文を共有するのか、確認済みの要点だけを共有するのかで、必要な運用は変わります。
候補者への説明方法を決める
録音や文字起こしを行う場合は、開始前に目的や取り扱いを候補者へ説明できるようにします。録音に関する法的な扱いや必要な手続きは、状況や企業の運用によって異なる可能性があります。自社の法務・個人情報保護担当者、必要に応じて専門家へ確認してください。
保存期間・閲覧権限・削除方法を決める
少なくとも次の項目を決めておくと、運用のばらつきを防ぎやすくなります。
- 録音データと文字起こしを保存する場所
- 閲覧できる担当者
- 選考終了後の保存期間
- 不要になったデータの削除方法
- 外部サービスからデータを出力・削除する手順
保存期間は一律に決めつけず、社内規程や利用目的に合わせて判断してください。
ツールの公式情報と利用条件を確認する
セキュリティ、AI学習への利用、データの保存場所、削除方法、法人契約の条件は、サービスによって異なり、変更される可能性もあります。比較サイトの情報だけで判断せず、導入時点の公式サイト、ヘルプ、利用規約を確認しましょう。
面接を録音して議事録を作る流れ
ツールの種類にかかわらず、「準備」「録音」「確認」「共有」の手順を標準化すると、担当者ごとの差を抑えやすくなります。
1. 面接前に録音環境を確認する
マイクが候補者と面接官の声を拾えるか、雑音が多くないかを事前に確認します。オンライン面接では、使用する会議サービスと文字起こしツールの対応状況も公式情報で確認してください。
2. 候補者へ利用目的を説明する
録音を始める前に、何のために記録し、誰が利用するのかを説明します。社内で定めた確認手順がある場合は、それに沿って進めます。
3. 面接を録音して文字起こしする
録音開始を確認してから面接を進めます。ツールの動作を気にしすぎて会話が不自然にならないよう、面接官とは別に運用担当者を置く方法もあります。
4. 人名・専門用語・重要な発言を確認する
文字起こしが完成したら、氏名、会社名、数値、否定表現など、意味が変わりやすい箇所を優先的に確認します。聞き取れない箇所を推測で補わず、不明であることが分かる形にしてください。
5. 面接用フォーマットに沿って議事録を整理する
全文の文字起こしとは別に、面接項目に沿って要点を整理します。「候補者が話した事実」と「面接官の評価・所感」を分けると、後から確認しやすくなります。
6. 閲覧範囲を限定して保存・共有する
議事録を共有する前に、誤変換、不要な個人情報、共有範囲を確認します。録音データと議事録でアクセス権を分ける運用も検討してください。
面接向け文字起こしツールの選び方
機能の多さではなく、自社の面接形式と運用に合うかを確認します。
対面・オンラインのどちらに対応するか
対面面接では録音機器やスマートフォンから音声を取り込めるか、オンライン面接では利用中のWeb会議サービスに対応するかが判断材料になります。
話者を識別できるか
面接官が複数いる場合は、誰の発言かを区別できると確認作業を短縮しやすくなります。ただし、話者識別が常に正確とは限らないため、人が確認できる運用を前提にしてください。
専門用語や固有名詞を補正できるか
職種名、製品名、資格名などが多い場合は、辞書登録や置換機能の有無を確認します。無料版と有料版で利用できる機能が異なる場合があるため、最新のプラン条件を公式サイトで確認してください。
要約・共有・出力機能があるか
文字起こし後に要点をまとめられるか、文書形式で出力できるか、採用チーム内で安全に共有できるかを確認します。要約機能を使う場合も、重要な発言が省略されていないか確認が必要です。
データの取り扱いを確認できるか
保存場所、保存期間、AI学習への利用条件、管理者機能、削除方法などを公式情報で確認します。「安全」「法人利用に最適」といった表現だけで判断せず、自社が必要とする条件を満たすかを個別に確認しましょう。
オンライン面接での具体的な運用を知りたい場合は、関連記事「Nottaを面接で使う方法と注意点」も確認してください。
対面面接で専用レコーダーを検討している場合は、「PLAUD NOTEで面接を録音するときの注意点」が参考になります。
面接の文字起こしで起こりやすい失敗
便利な機能があっても、運用方法が決まっていなければ確認作業や情報管理の負担が増えてしまいます。
説明の手順を決めずに録音する
担当者によって説明内容が変わると、候補者を不安にさせる可能性があります。録音の目的や取り扱いについて、共通の案内手順を用意しておきましょう。
AIの出力を確認せず共有する
誤変換により発言の意味が変わることがあります。特に否定表現、数値、固有名詞、希望条件は、共有前に録音と照合してください。
要約だけを読んで評価を決める
AIによる要約では、前後の文脈や重要な補足が省かれる可能性があります。要約は確認を助ける資料として使い、必要に応じて原文や録音へ戻れる状態にします。
録音データを必要以上に保存する
利用目的を終えたデータを残し続けると、管理対象が増えます。保存期間と削除担当者を決め、定期的に不要データを確認してください。
閲覧権限を広く設定する
面接記録は、業務上必要な担当者だけが閲覧できる状態にします。異動や担当変更があった場合に、権限を見直す手順も必要です。
面接の文字起こしを採用評価に活用するポイント
文字起こしは、採用判断そのものではなく、発言を確認するための記録です。記録と評価を混同しない設計が重要です。
事実の記録と評価コメントを分ける
候補者の発言は、意味を変えないように記録します。そのうえで、面接官の所感や評価を別欄に記載します。両者を分けることで、評価の根拠を振り返りやすくなります。
全候補者で同じフォーマットを使う
共通の質問項目や確認欄を設けると、担当者ごとの記録差を抑えやすくなります。ただし、候補者の状況に応じた追加質問まで制限する必要はありません。
AIは記録・整理の補助として利用する
AIが作った文字起こしや要約には誤りや省略があり得ます。最終的な評価や採用判断は、担当者が原文や面接内容を確認したうえで行ってください。
面接用途に合う文字起こし方法を選ぼう
面接件数が少ない場合は自力、整った文書が必要なら外注、素早い共有や継続利用を重視するならAIツールが候補になります。
どの方法でも、録音前の説明、出力内容の確認、閲覧権限、保存期間を決めることが重要です。特に外部サービスを使う場合は、最新の利用条件やデータの取り扱いを公式情報で確認してください。
サービス選びで迷ったら、まず自社が対面面接とオンライン面接のどちらで使うのかを整理し、対応するツール別記事から具体的な運用方法を確認しましょう。
面接の文字起こしに関するFAQ
面接を録音するときは候補者への説明が必要ですか？
録音の目的や利用範囲を説明できる手順を用意しておくことが大切です。必要な手続きは状況や企業の運用によって異なる可能性があるため、自社の法務・個人情報保護担当者や必要に応じて専門家へ確認してください。
対面面接でもAI文字起こしツールを使えますか？
録音ファイルの取り込みやスマートフォン録音に対応するサービスであれば、対面面接でも利用できる可能性があります。対応形式や利用条件は各サービスの公式情報を確認してください。
無料の文字起こしツールでも問題ありませんか？
無料版でも試せるサービスはありますが、録音時間、保存容量、出力、管理機能などに制限が設けられている場合があります。面接データを扱う前に、機能だけでなく利用規約とデータの取り扱いを確認しましょう。
文字起こしデータはいつまで保存すべきですか？
一律の期間を本記事で断定することはできません。利用目的、社内規程、候補者への説明内容を踏まえ、社内担当者や必要に応じて専門家へ確認してください。不要になったデータを削除する手順も決めておくと安心です。
AIが作った議事録をそのまま採用評価に使えますか？
そのまま使うことは避けましょう。誤変換や要約時の省略がある可能性があります。担当者が原文や録音を確認し、評価基準に沿って判断してください。
文字起こしの精度を上げるにはどうすればよいですか？
静かな環境を用意し、マイクと話者の距離を調整することが基本です。固有名詞や専門用語が多い場合は、辞書登録などの補助機能が利用できるか公式情報で確認しましょう。
